Betriebskostenabrechnung bei Mieterwechsel

Mieter:in raus, neue:r Mieter:in rein – und mittendrin läuft die Betriebskostenperiode weiter. Was passiert jetzt mit der Abrechnung? Viele Vermieter:innen fragen sich, wer was bezahlt, wie sie die Kosten korrekt aufteilen und worauf sie rechtlich achten müssen. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir genau, wie du eine Betriebskostenabrechnung bei Mieterwechsel sauber und rechtssicher über die Bühne bringst.

Was ist die Betriebskostenperiode – und warum ist sie so wichtig?

In Österreich gilt für Mietverhältnisse, die dem Mietrechtsgesetz (MRG) unterliegen, eine feste Abrechnungsperiode: Das Kalenderjahr vom 1. Jänner bis 31. Dezember. Die Abrechnung muss deinen Mieter:innen bis spätestens 30. Juni des Folgejahres vorliegen.

Das bedeutet: Wenn ein:e Mieter:in zum Beispiel im April auszieht und eine neue Person im Mai einzieht, laufen beide Mietverhältnisse innerhalb derselben Betriebskostenperiode. Die Jahreskosten müssen dann anteilig auf beide aufgeteilt werden – und zwar nach den Tagen, an denen die jeweilige Person tatsächlich Mieter:in war.

Schritt 1: Mietdauer beider Parteien genau dokumentieren

Bevor du anfängst zu rechnen, brauchst du eine saubere Datenbasis. Halte folgende Eckpunkte schriftlich fest:

• Auszugsdatum des ausziehenden Mieters / der ausziehenden Mieterin (inkl. Schlüsselübergabe)
• Einzugsdatum des neuen Mieters / der neuen Mieterin
• Leerstandstage zwischen den Mietverhältnissen (falls vorhanden)

Diese Daten bilden die Grundlage für die anteilige Aufteilung der Betriebskosten. Gut ist, wenn du diese Informationen aus einem Übergabeprotokoll belegen kannst – das schützt dich bei späteren Streitigkeiten.

Übergabeprotokoll erstellen: So machst du es richtig

Schritt 2: Gesamte Betriebskosten des Jahres ermitteln

Im nächsten Schritt sammelst du alle Betriebskosten für das gesamte Kalenderjahr. In Österreich zählen laut MRG typischerweise folgende Positionen dazu:

• Wassergebühren
• Abwassergebühren
• Müllabfuhr
• Rauchfangkehrer
• Versicherungsprämien (Feuer-, Haftpflicht-, Leitungswasserschäden)
• Grundsteuer (anteilig)
• Aufzugswartung
• Beleuchtung der Allgemeinflächen
• Hausbetreuung / Hausreinigung

Heizkosten nach dem Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG) folgen eigenen Regeln – dazu weiter unten mehr.

Dies ist ein guter Moment, um alle Belege digital zu archivieren. Wer seine Dokumente strukturiert ablegt, spart sich bei der Jahresabrechnung viel Zeit.

Schritt 3: Betriebskosten anteilig aufteilen

Jetzt kommt das eigentliche Herzstück: die anteilige Berechnung.

So funktioniert die Aufteilung nach Tagen

Die Formel ist simpel:

Anteil Mieter:in = (Anzahl Tage im Mietverhältnis / 365) × Jahresgesamtkosten

Beispiel:

Gesamte Betriebskosten des Jahres: 2.400 €

• Mieter:in Alt: (90 / 365) × 2.400 = 591,78 €
• Leerstand (trägt du als Vermieter:in): (14 / 365) × 2.400 = 92,05 €
• Mieter:in Neu: (261 / 365) × 2.400 = 1.716,16 €

Achtung: Leerstandstage

Kosten, die auf Leerstandstage entfallen, kannst du nicht auf Mieter:innen umlegen – diese trägst du als Vermieter:in selbst. Das ist ein häufiger Fehler, der zu Nachforderungen oder sogar Rückzahlungspflichten führen kann.

Schritt 4: Vorauszahlungen gegenrechnen

In den meisten Mietverhältnissen zahlen Mieter:innen monatliche Betriebskostenvorauszahlungen. Diese musst du bei der Abrechnung gegenrechnen.

Für die ausziehende Person:

• Wie viele Monate war sie im Mietverhältnis?
• Wie hoch war die monatliche Vorauszahlung?
• Ergibt sich eine Nachforderung oder eine Rückzahlung?

Für die einziehende Person:

• Gleiches Prinzip, aber nur für den Zeitraum ab Einzug.
• Stelle sicher, dass die neue Person ab dem ersten Monat korrekte Vorauszahlungen leistet.

Schritt 5: Separate Abrechnungen für beide Mietparteien erstellen

Eine wichtige Regel: Jede Mietpartei bekommt ihre eigene Betriebskostenabrechnung – auch wenn beide im gleichen Jahr in der Wohnung gelebt haben.

Die Abrechnung für die ausziehende Person sollte möglichst zeitnah nach Auszug erstellt werden. Formal gilt zwar die Frist bis 30. Juni des Folgejahres, aber es ist gute Praxis (und oft vertraglich vereinbart), die Abrechnung beim Auszug oder kurz danach bereitzustellen.

Jede Abrechnung muss folgende Punkte enthalten:

1. Name und Adresse des Mieters / der Mieterin
2. Abrechnungszeitraum (konkrete Tage)
3. Auflistung aller Betriebskostenpositionen (Jahresgesamtbetrag + anteiliger Betrag)
4. Geleistete Vorauszahlungen
5. Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Schritt 6: Heizkosten – Sonderregelung beachten

Wenn deine Liegenschaft über eine Gemeinschaftsheizanlage verfügt, greift das Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG). Hier gelten eigene Vorschriften:

• Die Abrechnung erfolgt nach Verbrauchserfassung (z.B. Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler)
• Bei Mieterwechsel muss eine Zwischenablesung durchgeführt werden
• Die Kosten werden nach dem tatsächlichen Verbrauch der jeweiligen Mietpartei aufgeteilt – nicht einfach nach Tagen

Für die Zwischenablesung wendest du dich am besten an dein Messdienstleistungsunternehmen. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt beide Seiten.

Schritt 7: Fristen einhalten und Belege aufbewahren

Damit die Abrechnung rechtssicher ist, beachte folgende Fristen:

Mieter:innen haben nach Erhalt der Abrechnung das Recht, Einsicht in alle Belege zu verlangen. Fehlende oder nicht nachvollziehbare Positionen können zu Einsprüchen führen.

Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung bei Mieterwechsel

Damit du nicht in die typischen Fallen tappst, hier die häufigsten Fehler auf einen Blick:

• Leerstandstage auf Mieter:innen umlegen → nicht zulässig
• Falsche Tageszählung (z.B. Auszugstag nicht klar definiert) → immer schriftlich festhalten
• Keine Zwischenablesung bei Heizung → HeizKG verletzt, Abrechnung anfechtbar
• Nur eine Abrechnung für beide Mietparteien → unzulässig, jede Partei braucht eigene Abrechnung
• Positionen vergessen oder doppelt angesetzt → Jahreskosten immer vollständig und einmalig erfassen