Heizkosten abrechnen als Vermieter in Österreich: Pflichten, Fristen und häufige Fehler

Heizkosten sind der größte Posten in der Betriebskostenabrechnung – und gleichzeitig jener, bei dem die meisten Fehler passieren. Als Vermieter:in in Österreich hast du klare Pflichten, was die Heizkostenabrechnung betrifft: wann sie fällig ist, wie die Kosten auf die Mieter:innen verteilt werden und was du dokumentieren musst. Hier bekommst du den Überblick.

Heizkosten abrechnen Vermieter Österreich: Welche Rechtsgrundlagen gelten?

Die Abrechnung von Heizkosten in Österreich ist nicht einheitlich geregelt – es kommt auf die Art der Heizanlage und die Wohnsituation an.

Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG)

Das Heizkostenabrechnungsgesetz (HeizKG) gilt für Gebäude mit einer zentralen Wärmeversorgungsanlage (Zentralheizung) und verpflichtet Vermieter:innen zur verbrauchsabhängigen Abrechnung. Das Gesetz gilt unabhängig davon, ob das MRG anwendbar ist oder nicht.

Zentrale Pflichten laut HeizKG:

• Verbrauchserfassung durch geeichte Messgeräte (z. B. Heizkostenverteiler, Wärmezähler)
• Jährliche Abrechnung der Heizkosten
• Mindestens 50 % der Kosten müssen verbrauchsabhängig verteilt werden
• Schriftliche Übermittlung der Abrechnung an alle Nutzungsberechtigten

Wann gilt das HeizKG nicht?

Das HeizKG gilt nicht für Gebäude mit Einzelheizungen (z. B. Gas-Therme in der Wohnung selbst) – dort zahlt der Mieter seine Heizkosten direkt an den Anbieter. Es gilt auch nicht für Gebäude mit weniger als zwei Nutzungseinheiten.

Heizkostenverteilung Schlüssel: So werden die Kosten aufgeteilt

Die Aufteilung der Heizkosten erfolgt in zwei Schritten: zuerst werden die Gesamtkosten auf das Gebäude verteilt, dann auf die einzelnen Wohnungen.

Fixkostenanteil und verbrauchsabhängiger Anteil

Laut HeizKG müssen die Heizkosten in einen Fixkostenanteil (max. 50 %) und einen verbrauchsabhängigen Anteil (mind. 50 %) aufgeteilt werden:

Du kannst als Vermieter:in auch einen höheren verbrauchsabhängigen Anteil (bis zu 100 %) wählen – das schafft mehr Anreiz zum Energiesparen.

Nutzflächenschlüssel

Der Fixkostenanteil wird typischerweise nach der Nutzfläche der einzelnen Wohnungen im Verhältnis zur Gesamtnutzfläche des Gebäudes verteilt. Alternativ kann ein anderer vereinbarter Schlüssel verwendet werden, solange er nachvollziehbar und für alle Parteien einsehbar ist.

Heizkostenabrechnung Pflicht Österreich: Fristen und Form

Wann muss die Abrechnung vorliegen?

Die Heizkostenabrechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode schriftlich übermittelt werden. Die Abrechnungsperiode beträgt maximal zwölf Monate.

Beispiel: Abrechnungszeitraum 1. Jänner bis 31. Dezember 2025 – die Abrechnung muss spätestens bis 30. Juni 2026 vorliegen.

Was muss die Abrechnung enthalten?

Eine rechtskonforme Heizkostenabrechnung enthält mindestens:

• Abrechnungszeitraum
• Gesamtkosten der Heizanlage (aufgeschlüsselt nach Brennstoff, Wartung, Ablesung etc.)
• Aufteilung in Fix- und Verbrauchsanteil
• Verbrauchswerte je Wohneinheit
• Berechnung des Anteils je Wohnung
• Bereits geleistete Akontozahlungen
• Nachzahlung oder Guthaben

Hier weiterlesen: Betriebskostenabrechnung in Österreich: Der Guide für Vermieter

Heizkosten umlegen auf Mieter: Was ist erlaubt?

Grundsätzlich darfst du als Vermieter:in die tatsächlichen Heizkosten auf die Mieter:innen umlegen. Dazu zählen:

• Brennstoffkosten (Gas, Öl, Fernwärme, Pellets)
• Kosten für Wartung und Reinigung der Heizanlage
• Kosten für Ablesung und Abrechnung der Messgeräte
• Kosten für Kaminkehrer und Schornsteinfeger
• Anteilige Kosten für Warmwasserbereitung (wenn zentral)

Nicht umlegbar sind dagegen:

• Kosten für die Erneuerung oder Sanierung der Heizanlage (das ist Erhaltungsaufwand des Vermieters)
• Verwaltungskosten, die über das gesetzlich erlaubte Maß hinausgehen

Hier weiterlesen: Umlegbare Betriebskosten Österreich – vollständige Liste

Häufige Fehler bei der Heizkostenabrechnung

1. Keine oder falsche Messgeräte

Ohne geeichte Messgeräte ist eine verbrauchsabhängige Abrechnung nicht möglich – und damit eine Pflicht des HeizKG nicht erfüllbar. Achte darauf, dass alle Wohnungen mit geeigneten Geräten ausgestattet sind und diese regelmäßig abgelesen werden.

2. Falscher Verteilungsschlüssel

Wenn der Fix- und Verbrauchsanteil nicht korrekt aufgeteilt wird oder der Nutzflächenschlüssel fehlerhaft berechnet ist, kann die Abrechnung angefochten werden. Dokumentiere den verwendeten Schlüssel sorgfältig.

3. Frist versäumt

Wer die Sechsmonatsfrist nicht einhält, verliert den Anspruch auf Nachforderungen. Trag dir die Frist im Kalender ein oder nutze ein Tool, das dich automatisch daran erinnert.

4. Akontozahlungen nicht angepasst

Wenn die tatsächlichen Heizkosten regelmäßig stark von den Akontozahlungen abweichen, solltest du die monatlichen Vorauszahlungen anpassen. Zu hohe Akontos führen zu Unmut, zu niedrige zu hohen Nachzahlungen am Jahresende.

5. Fehlende Belegpflicht

Mieter:innen haben das Recht, die Belege zur Heizkostenabrechnung einzusehen. Bewahre alle Rechnungen, Verbrauchserfassungen und Protokolle für mindestens sieben Jahre auf.

Tools wie immovio helfen dir, Belege zentral zu speichern, Abrechnungen strukturiert zu erstellen und Fristen automatisch im Blick zu behalten.

Hier weiterlesen: Betriebskostenabrechnung bei Mieterwechsel