Umlegbare Betriebskosten Österreich – vollständige Liste

Als Vermieter:in stehst du regelmäßig vor der Frage: Was darf ich eigentlich auf meine Mieter:innen umlegen – und was nicht? Eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung kann teuer werden, sowohl rechtlich als auch im Verhältnis zur Mieterschaft. Hier bekommst du eine vollständige, übersichtliche Auflistung aller umlegbaren Betriebskosten nach österreichischem Recht.

Was sind umlegbare Betriebskosten?

Betriebskosten sind jene laufenden Kosten, die durch den Betrieb und die Nutzung einer Immobilie entstehen – und die du als Vermieter:in unter bestimmten Voraussetzungen an deine Mieter:innen weitergeben darfst.

In Österreich ist die Frage, welche Betriebskosten umgelegt werden dürfen, gesetzlich geregelt – vor allem im Mietrechtsgesetz (MRG). Entscheidend ist dabei, ob dein Mietobjekt dem MRG voll- oder nur teilweise unterliegt, oder ob es komplett außerhalb des MRG liegt (z. B. bei Neubauten in bestimmten Konstellationen).

Betriebskosten nach MRG – die vollständige Liste

Im Vollanwendungsbereich des MRG (§ 21 MRG) ist der Katalog der umlegbaren Betriebskosten abschließend. Das bedeutet: Nur was dort ausdrücklich genannt ist, darf auf Mieter:innen überwälzt werden.

Hier weiterlesen Betriebskostenabrechnung in Österreich: Der Guide für Vermieter

Wasser und Abwasser

• Wassergebühren (öffentliche Wasserversorgung)
• Abwassergebühren (Kanalgebühren, Anschluss an öffentliche Kanalisation)
• Kosten für die Wartung und den Betrieb einer Hauskläranlage oder Senkgrube (sofern vorhanden)

Müll und Entsorgung

• Müllabfuhrgebühren der Gemeinde
• Kosten für Müllcontainer (Miete, Aufstellung)
• Kosten für die Entsorgung von Sperrmüll, wenn dieser im Rahmen des normalen Hausbetriebs anfällt

Allgemeine Teile des Hauses

• Beleuchtung der allgemeinen Teile (Stiegenhaus, Keller, Hauseingang, Hof)
• Reinigung des Stiegenhauses und anderer Gemeinschaftsflächen
• Schneeräumung und Streudienst (Winterdienst)
• Gartenpflege für gemeinschaftlich genutzte Grünflächen

Versicherungen

• Feuerversicherung (für das Gebäude)
• Haftpflichtversicherung des Hauses
• Leitungswasserschadenversicherung
• Sturmschadenversicherung

Gemeinschaftsanlagen

• Kosten für den Betrieb und die Wartung des Aufzugs (Lift)
• Gemeinschaftsantenne oder Kabelanschluss (sofern vorhanden und für alle Mieter:innen zugänglich)
• Kosten für eine zentrale Wärmeversorgungsanlage (Heizung, Warmwasser) – sofern diese als Betriebskosten und nicht als Hauptmietzinsbestandteil abgerechnet wird
• Gemeinschaftliche Waschküche oder Trockenraum (Energiekosten, Wartung)

Öffentliche Abgaben und Gebühren

• Grundsteuer (anteilig auf die vermieteten Einheiten)
• Öffentliche Abgaben, die unmittelbar das Gebäude betreffen (z. B. Gehsteigerhaltungskosten, Anliegerleistungen)

Hausverwaltung

• Hausbesorger- oder Hausbetreuungskosten (inkl. Sozialversicherungsbeiträge, wenn ein:e Hausbesorger:in angestellt ist)
• Kosten für eine externe Hausverwaltung – allerdings nur im Rahmen des gesetzlich festgelegten Höchstbetrags

Was ist NICHT umlegbar?

Ebenso wichtig wie die Liste der erlaubten Positionen ist das Wissen darüber, was nicht auf Mieter:innen abgewälzt werden darf:

• Reparaturen und Instandhaltungskosten (diese trägt grundsätzlich der/die Vermieter:in)
• Verwaltungsaufwand, der über den gesetzlichen Rahmen hinausgeht
• Kosten für Verbesserungen oder Umbauten
• Zinsen und Kreditkosten für die Finanzierung des Gebäudes
• Leerstandskosten (Kosten, die entstehen, weil eine Wohnung nicht vermietet ist)
• Persönliche Steuern des/der Vermieter:in

Betriebskosten im MRG-Teilanwendungsbereich

Beim MRG-Teilanwendungsbereich – das betrifft z. B. Einfamilienhäuser, Dienstwohnungen oder neu errichtete Gebäude in bestimmten Konstellationen – gilt der strenge Katalog des § 21 MRG nicht automatisch.

Hier können Vermieter:in und Mieter:in die Betriebskostenregelung vertraglich freier gestalten. Trotzdem gilt: Was vereinbart wird, muss im Mietvertrag klar und eindeutig festgehalten sein. Vage Formulierungen gehen im Streitfall zulasten der Vermieter:in.

Typische Regelungen im Teilanwendungsbereich

• Die Parteien können zusätzliche Kostenpositionen vereinbaren (z. B. bestimmte Wartungsverträge)
• Es können Pauschalbeträge für Betriebskosten festgelegt werden
• Auch eine Abrechnung nach Verbrauch (z. B. Heizung, Wasser) ist zulässig

Selbst im Teilanwendungsbereich gilt: Klausel im Vertrag ≠ automatisch gültig. Sittenwidrige oder grob benachteiligende Vereinbarungen können unwirksam sein.

Wie wird die Betriebskostenabrechnung erstellt?

Die Betriebskostenabrechnung muss in Österreich jährlich erstellt und spätestens zum 30. Juni des Folgejahres an die Mieter:innen übermittelt werden (§ 21 Abs. 3 MRG). Verpasst du diese Frist, kannst du Nachzahlungen für das betreffende Jahr nicht mehr einfordern.

Schritt-für-Schritt: So erstellst du die Abrechnung

1. Alle Belege sammeln – Rechnungen, Gebührenbescheide, Versicherungspolizzen
2. Zulässige Positionen herausfiltern – nur MRG-konforme Kosten aufnehmen
3. Aufteilungsschlüssel festlegen – in der Regel nach Nutzfläche (m²)
4. Brutto-Jahreskosten je Position auflisten
5. Anteil pro Mieteinheit berechnen
6. Vorauszahlungen gegenrechnen – Nachzahlung oder Guthaben ermitteln
7. Abrechnung schriftlich übermitteln – inkl. Belegeinsicht ermöglichen

Eine transparente und gut strukturierte Abrechnung ist nicht nur rechtlich notwendig – sie verhindert auch Konflikte mit Mieter:innen. Digitale Tools wie immovio können diesen Prozess erheblich vereinfachen und Fehler vermeiden. immovio jetzt 45 Tage gratis und unverbindlich Testen

Häufige Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

• Unzulässige Positionen einrechnen (z. B. Reparaturkosten)
• Fehlerhafter Verteilungsschlüssel (z. B. Kopfquote statt Nutzfläche, wenn vertraglich nicht anders vereinbart)
• Fristversäumnis bei der Übermittlung
• Fehlende Belegeinsicht – Mieter:innen haben das Recht, die Originalbelege einzusehen
• Unklare Bezeichnungen einzelner Positionen